“九段秘书”启示 --原来一直错把任务当结果

为什么做同样的工作，每个人的结果会不一样呢
为什么同样的岗位，每个人的待遇和收入会有高低呢
九段秘书告诉你答案，虽然这是讲的秘书工作，但推及其他岗位，一样适用

 
    总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
 
    一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

    二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。

    三段秘书的做法：重检查——发通知、落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参加，确定没有变动，对临时有事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席人员是否必须参加会议留下时间。

    四段秘书的做法：勤准备——发通知、落实到人、会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

    五段秘书的做法：细准备——发通知、落实到人、会前通知后，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

    六段秘书的做法：做记录——发通知、落实到人、会前通知后，测试设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录。

    七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给与会人员，或者其他人员。

    八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

    九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流，把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系！

  从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。

    完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为你没有结果。

    一个基本的道理：对结果负责，是对我们工作的价值负责；而对任务负责，是对工作的程序负责。